Projekt- und Budgetübersicht

Geändert am Mo, 10 Nov um 4:03 NACHMITTAGS

Mit invoiceR können standardmässig nicht nur Rechnungen und Spesenbelege freigegeben werden, sondern je nach individuellen Anforderungen auch Projekte oder Ausgabenbewilligungen verwaltet und genehmigt werden.

Funktionsumfang

Projekte können entweder von einem Drittsystem nach invoiceR synchronisiert oder direkt im System selbst erstellt und gepflegt werden. Für neu angelegte Projekte besteht optional die Möglichkeit, diese über einen Freigabeprozess genehmigen zu lassen. Buchungen auf diese Projekte sind somit erst nach erfolgter Freigabe möglich.

Bei der Kontierung können Rechnungen optional einem oder mehreren Projekten zugeordnet werden. In der Projektübersicht lässt sich jederzeit transparent nachvollziehen, wie viel Budget für einzelne Projekte noch verfügbar ist. Durch das integrierte Reporting-System von invoiceR sind zudem individuelle Analysen und Auswertungen möglich, die einfach erstellt und anschliessend als Excel- oder PDF-Report exportiert werden können. Zusätzlich können Schwellenwerte definiert werden, die bei Erreichen automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail auslösen. Beispielsweise erhält der Projektverantwortliche eine automatische Meldung, sobald 90 % des Projektbudgets ausgeschöpft sind.

Individuelle Rechtevergabe

Das differenzierte Berechtigungssystem von invoiceR steht selbstverständlich auch im Projektmodul zur Verfügung. Durch die Zuweisung von Rechten zu Rollen und die Zuordnung von Benutzern zu diesen Rollen lassen sich beispielsweise folgende Funktionen individuell steuern:

Erstellung, Löschung und Archivierung von Projekten
Anzeige von Projektdetails (Budgetinformationen, PDF-Dokumente, Projekttypen)
Mandantensteuerung (z. B. Einschränkung auf Projekte der eigenen Abteilung)

Flexible Anpassungsmöglichkeiten

Auch das Projektmodul von invoiceR zeichnet sich durch seine hohe Flexibilität und Individualisierbarkeit aus. So kann der Begriff „Projekt“ entsprechend der spezifischen Kundenanforderungen angepasst werden (z. B. Kampagne oder Ausgabenbewilligung). Für jedes Projekt stehen frei definierbare Text- und Zahlenfelder zur Verfügung, die von den Benutzern individuell benannt und zur Hinterlegung weiterer Projektdetails genutzt werden können. Zudem besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Projekttypen anzulegen und abhängig vom Projekttyp oder Geschäftsbereich spezifische Freigaberegelungen zu definieren.

1. Projekte erstellen

Projekte können im Menüpunkt „Projekte“ erstellt werden. Hier lassen sich neue Projekte anlegen, bestehende Projekte bearbeiten oder archivierte Projekte einsehen.

2. Projektdetails

Ein Projekt besteht aus:
- einer Nummer
- einer Beschreibung
- einem Budgetbetrag
- einem optionalen extern verbrauchten Anteil des Budgetbetrags
- und der Mandantenzuordnung

Zusätzlich kann ein PDF-Dokument angehängt werden, beispielsweise zur Dokumentation von Verträgen oder zusätzlichen Informationen.

3. Kontierung

Projekte können innerhalb der Kontierung ausgewählt werden. Dies ermöglicht, Buchungen direkt einem Projektbudget zuzuordnen. Im Feld „Budgetprojekt“ kann das gewünschte Projekt ausgewählt werden, sodass alle zugehörigen Ausgaben im Dashboard korrekt summiert werden.

4. Dashboard

Im Dashboard kann eingesehen werden, welches Projekt wie viel Budget offen hat. Ebenfalls kann überprüft werden, welche Belege kein Projekt gesetzt haben. Dadurch behalten Sie stets den Überblick über die Budgetauslastung und potenzielle Zuordnungsfehler.

5. Freigabeprozess (optional)

Projekte können vor ihrer Verwendung einen Freigabeprozess durchlaufen. Dies ermöglicht eine interne Kontrolle und Genehmigung durch Verantwortliche, bevor Projekte aktiv genutzt werden. Der Freigabeprozess ist optional und kann mandantenspezifisch konfiguriert werden.